Factura electrónica obligatoria: ya hay fechas definitivas para empresas y autónomos

Durante meses, la pregunta sobre la factura electrónica entre empresas tenía una respuesta incómoda: «depende de cuándo salga la Orden». El reglamento estaba aprobado desde marzo, pero sus plazos no empezaban a contar hasta que se publicara la norma que regula la solución pública de facturación de la Agencia Tributaria. Esa norma ya está aquí: la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE del 5 de octubre de 2026. Con ella, las fechas dejan de ser estimaciones.

Las fechas, tramo a tramo

La Orden entra en vigor el 6 de octubre de 2026, y su disposición final única dice expresamente que con ella empieza el cómputo de los plazos del Real Decreto 238/2026. Ese reglamento, en su disposición final cuarta, fija dos fases:

• Si tu volumen de operaciones superó los 8 millones de euros el año natural anterior, estarás obligado a emitir y recibir facturas electrónicas desde el 6 de octubre de 2027, doce meses después.
• Si no los superó, que es el caso de casi todas las pymes y de los autónomos, desde el 6 de octubre de 2028, a los veinticuatro meses.

Los plazos por meses se cuentan de fecha a fecha, como manda el artículo 5 del Código Civil. Por eso no es el 1 de octubre, como se repitió mientras la Orden era un proyecto, sino el 6.

Si no sabes en qué tramo estás o qué te va a tocar cambiar, el cuestionario de factura electrónica te lo dice en cuatro preguntas.

Informar de si pagas o no: el año extra solo es para autónomos

La parte más novedosa de la norma no es el formato, sino la obligación de comunicar el estado de cada factura que recibes. Según el artículo 7 de la Orden, quien recibe la factura tiene que informar, en su caso, de su rechazo, de la fecha del pago efectivo completo y de la fecha de vencimiento del plazo de pago. Es la herramienta con la que el Gobierno quiere medir la morosidad empresa a empresa.

Aquí hay un matiz que conviene leer bien. La disposición transitoria tercera del Real Decreto 238/2026 da doce meses más, hasta el 6 de octubre de 2029, a los empresarios y profesionales que sean personas físicas o entidades en régimen de atribución de rentas (comunidades de bienes, sociedades civiles sin personalidad jurídica) con un volumen de operaciones de hasta 8 millones. Hasta esa fecha, para ellos informar de los estados es voluntario.

Las sociedades pequeñas no tienen ese margen: una SL que factura medio millón de euros tendrá que informar de los estados desde el 6 de octubre de 2028, el mismo día en que empieza a emitir.

Hay un alivio práctico: si la propia factura ya recoge una fecha de pago anterior o igual a su fecha de expedición, porque se cobró al contado, la obligación de informar del pago se da por cumplida sin hacer nada más (artículo 7.4 de la Orden).

Qué es la solución pública y para quién tiene sentido

La Agencia Tributaria ofrecerá una solución pública gratuita con dos funciones. La primera, emitir facturas una a una con un formulario web, sin necesidad de programa propio. La segunda, servir de punto de intercambio para quien conecte su sistema mediante servicios web. Para el formulario podrás identificarte con certificado electrónico o con Cl@ve, y una gestoría podrá usarlo por ti si la apoderas en el registro de la Agencia Tributaria (artículo 11).

La disposición adicional segunda de la Orden obliga a tenerla disponible al menos dos meses antes de la primera fecha, es decir, como tarde el 6 de agosto de 2027.

Para quien emite pocas facturas al mes, el formulario puede bastar. Para quien emite muchas, no: no se integra con tu programa ni con tu contabilidad, y cada factura se teclea a mano.

Si usas un programa o una plataforma privada

La mayoría de empresas seguirá facturando con su programa y una plataforma privada de intercambio. En ese caso, el artículo 4 de la Orden exige que la plataforma remita a la solución pública una copia fiel de cada factura en formato UBL, en el mismo momento de emitirla. No tienes que hacerlo tú a mano, pero sí asegurarte de que tu proveedor lo hace.

El reglamento admite cuatro formatos para la factura que recibe tu cliente (Facturae, UBL, CII y EDIFACT), pero la copia que llega a Hacienda va siempre en UBL, y ni la factura emitida desde la solución pública ni esa copia pueden llevar archivos incrustados.

Si estás en el primer tramo, durante el primer año, hasta el 6 de octubre de 2028, cada factura electrónica tendrá que ir acompañada de un PDF legible, salvo que el destinatario acepte expresamente recibirla solo en su formato original (disposición transitoria segunda del Real Decreto 238/2026). Ese PDF va al cliente, no a la solución pública.

Qué hacer ahora

Un año o dos parece mucho, pero en la práctica la decisión es otra: con qué programa vas a facturar. Lo razonable es resolverlo una sola vez, porque Verifactu llega antes y exige también cambios en el software de facturación. Un programa que cumpla Verifactu y emita factura electrónica estructurada a través de una plataforma te resuelve las dos cosas.

1. Comprueba tu tramo: el volumen de operaciones del año natural anterior, no el de este año.
2. Pregunta por escrito a tu proveedor de software, o a tu gestoría si te hace las facturas, cómo va a cumplir: formato, plataforma, copia fiel a la Agencia Tributaria y comunicación de estados.
3. Si tu programa no lo va a soportar, cámbialo con tiempo. La guía para cambiar de programa de facturación explica cómo exportar tus datos y no pagar dos programas a la vez, y en la comparativa de programas de facturación verás cuáles cubren cada obligación.
4. Si aún no lo has hecho, pasa también el cuestionario de Verifactu: sus plazos son anteriores y conviene planificar las dos cosas juntas.

La obligación es tuya aunque las facturas te las haga otra persona. La Ley 56/2007, en la redacción que le dio el artículo 12 de la Ley 18/2022, prevé apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros para quien no ofrezca factura electrónica a un cliente que la exija; la primera vez puede quedarse en un aviso, pero no conviene llegar a ese punto por no haber preguntado a tiempo.